Interessenskonflikten

(In der vom Vorstand der Rainforest Alliance am 2. Januar 2018 beschlossenen Fassung)

Jedes Vorstandsmitglied, leitende Angestellte und Mitarbeitende der Rainforest Alliance Holding, Inc. (hier auch als „RA Holding“ oder „Gesellschaft“ bezeichnet) und jede ihrer angeschlossenen Organisationen weltweit – Rainforest Alliance, Inc., Stichting UTZ und ihre Tochtergesellschaften, Zweigstellen und verbundenen Unternehmen (jeweils ein „verbundenes Unternehmen“ und zusammen mit der Gesellschaft, im Folgenden gemeinsam als „Rainforest Alliance“ bezeichnet) – hat die Pflicht, den Zwecken zu dienen, denen sich die Rainforest Alliance verschrieben hat, und die Angelegenheiten der Rainforest Alliance in einer Weise zu führen, die mit diesen Zwecken übereinstimmt, und nicht, seine oder ihre persönlichen Interessen zu verfolgen. Diese Richtlinie zu Interessenkonflikten (diese „Richtlinie“) soll sicherstellen, dass die Vorstandsmitglieder, leitenden Angestellte und Mitarbeitenden der Rainforest Alliance (einschließlich aller ihrer Mitgliedsorganisationen) im besten Interesse der Rainforest Alliance handeln und die geltenden gesetzlichen Bestimmungen einhalten. Das Auditierungs- und Risiko-Komitee des Vorstands der RA Holding (oder, falls das lokale Recht dies erfordert, das Auditierungs- und Risiko-Komitee der Tochtergesellschaft, die die vorgeschlagene Transaktion, Vereinbarung oder Vorkehrung prüft) wird die Umsetzung und Einhaltung dieser Richtlinie überwachen.

Umstände, Die Einen Interessenkonflikt Darstellen

Ein Interessenkonflikt kann bestehen, wenn die Interessen oder Bedenken eines Vorstandsmitglieds, leitenden Angestellten oder Mitarbeitenden der Rainforest Alliance oder eines ihrer verbundenen Unternehmen oder mit dieser Person verbundene Parteien (wie unten definiert) als mit den Interessen oder Bedenken der Rainforest Alliance konkurrierend oder in Konflikt stehend angesehen werden können. Dies kann sich im Zusammenhang mit einer vorgeschlagenen Transaktion, Vereinbarung oder Vorkehrung (einschließlich Entschädigungsvereinbarungen) ergeben, in der:

  • die Rainforest Alliance oder ein verbundenes Unternehmen beteiligt wäre und ein oder mehrere Vorstandsmitglieder, Führungskräfte oder Mitarbeitende oder deren verbundene Parteien ein finanzielles Interesse hätten; oder
  • ein tatsächlicher oder vermuteter Interessenskonflikt aus einem anderen Grund besteht, z. B. wenn ein Vorstandsmitglied, eine Führungskraft, eine angestellte Person oder ihnen nahestehende Personen versuchen, eine Transaktion einzugehen, die mit den Interessen der Rainforest Alliance konkurriert.

Verfahren Zur Offenlegung Und Zum Umgang Mit Konflikten

Alle Vorstandsmitglieder, leitenden Angestellten und Mitarbeitenden der Rainforest Alliance und ihrer verbundenen Unternehmen sind verpflichtet, tatsächliche oder potenzielle Interessenkonflikte (einschließlich der wesentlichen Fakten, die ihre Interessen betreffen) unverzüglich schriftlich an den Prüfungsausschuss für Interessenkonflikte der Rainforest Alliance (der „Prüfungsausschuss für Interessenkonflikte“), der aus dem CEO, dem Chefsyndikus und dem CFO der Rainforest Alliance besteht, zu melden. Der Prüfungsausschuss für Interessenkonflikte wird die Fakten und Umstände aller offengelegten Konflikte überprüfen und dem Auditierungs- und Risiko-Komitee der RA Holding (oder, falls es das lokale Recht erfordert, dem Auditierungs- und Risiko-Komitee der Tochtergesellschaft, die die vorgeschlagene Transaktion, Vereinbarung oder Vorkehrung prüft), eine Empfehlung zu der Angelegenheit vorlegen. Das anwendbare Auditierungs- und Risiko-Komitee wird diese Empfehlung überprüfen und eine Entscheidung bezüglich aller Transaktionen, Vereinbarungen oder Arrangements treffen, an denen Direktoren, leitende Angestellte und Schlüsselpersonen beteiligt sind (wie durch das anwendbare Recht definiert). Bei der Genehmigung einer Transaktion, einer Vereinbarung oder eines Arrangements muss das zuständige Auditierungs- und Risiko-Komitee feststellen, dass diese fair, angemessen und im besten Interesse der Rainforest Alliance ist, nachdem er vergleichbare und verlässliche Marktdaten im verfügbaren Umfang erhalten hat. Wenn es sich bei der vorgeschlagenen Transaktion oder Vereinbarung um eine Transaktion oder Vereinbarung handelt, an der ein Vorstandsmitglied, leitender Angestellter oder eine angestellte Person oder mit ihnen verbundene Parteien ein „wesentliches finanzielles Interesse“ im Sinne des New Yorker Rechts haben, muss das zuständige Auditierungs- und Risiko-Komitee im Rahmen der verfügbaren Möglichkeiten alternative Transaktionen in Betracht ziehen, die keinen Interessenkonflikt verursachen. Für alle Entscheidungen und Genehmigungen ist die Mehrheit des gesamten zuständigen Auditierungs- und Risiko-Komitees erforderlich.

Ablehnung Und Vermeiden Von Einflussnahme

Das Vorstandsmitglied, der leitende Angestellte oder Mitarbeitende, der den Konflikt offengelegt hat, muss sich zu jeder Zeit des Versuchs enthalten, die Beratungen oder Abstimmungen über die Angelegenheit zu beeinflussen, und darf weder an den Beratungen noch an der Abstimmung über die Angelegenheit teilnehmen oder dabei anwesend sein. Auf Anfrage des Ausschusses zur Prüfung von Interessenkonflikten oder des zuständigen Auditierungs- und Risiko-Komitees kann das betroffene Vorstandsmitglied, der leitende Angestellte oder Mitarbeitende jedoch Hintergrundinformationen vorlegen oder Fragen zu der Angelegenheit beantworten.

Dokumentation von Streitigkeiten

Das Protokoll jeder Sitzung des Auditierungs- und Risiko-Komitees, bei der ein Interessenkonflikt offengelegt wurde, muss widerspiegeln, dass der Interessenkonflikt offengelegt wurde und dass die betroffene Person bei den Beratungen nicht anwesend war und nicht über die Angelegenheit abgestimmt hat. Ein solches Protokoll sollte auch die Grundlage für alle Entscheidungen und Genehmigungen des zuständigen Auditierungs- und Risiko-Komitees dokumentieren, einschließlich einer Darstellung der Berücksichtigung vergleichbarer Marktdaten und alternativer Transaktionen, Vereinbarungen oder Vorkehrungen, soweit diese in Betracht gezogen wurden oder verfügbar sind.

Verlautbarung Der Jährlichen Grundsatzerklärung Und Offenlegung

Ein Exemplar dieser Richtlinie wird zusammen mit einer Erklärung zur Offenlegung von Interessenkonflikten bei der Verabschiedung und danach jährlich an jedes Vorstandsmitglied, jeden leitenden Angestellten und jeden Mitarbeitenden, der gegenwärtig für die Rainforest Alliance oder eines ihrer verbundenen Unternehmen tätig ist, ausgehändigt. Darüber hinaus muss ein neues Vorstandsmitglied vor seiner Wahl eine Kopie dieser Richtlinie und der Offenlegungserklärung erhalten. Jeder Amtsträger und Mitarbeitende muss bei oder kurz vor Beginn seiner Amtszeit ein Exemplar dieser Richtlinie und der Offenlegungserklärung erhalten. Die ausgefüllten Offenlegungserklärungen sollten dem Sekretär der RA Holding vorgelegt werden, der Kopien an den Ausschuss zur Prüfung von Interessenkonflikten und den Vorsitzenden des zuständigen Auditierungs- und Risiko-Komitees zur Prüfung weiterleitet. Jedes Vorstandsmitglied, jeder leitende Angestellte und jeder Mitarbeitende muss seine Offenlegungserklärung bei Bedarf aktualisieren, um Änderungen im Laufe des Jahres zu dokumentieren.

Definition Verbundene Parteien

Der Begriff „verbundene Parteien“ wird folgendermaßen definiert:

  1. folgende Verwandte der Vorstandsmitglieder, leitenden Angestellte und Mitarbeitende
    • seine oder ihre Vorfahren,
    • seine oder ihre Geschwister und Halbgeschwister,
    • die Ehepartner seiner oder ihrer Geschwister und Halbgeschwister,
    • seinen oder ihren Ehe- oder Lebenspartner
    • seine oder ihre Kinder, Enkel und Urenkel, und
    • der oder die Ehepartner jedes seiner oder ihrer Kinder, Enkel und Urenkel
  2. jede Einrichtung oder Treuhand, bei der ein Vorstandsmitglied, ein leitender Angestellter oder Mitarbeitender oder eine in Absatz (a) oben beschriebene Person als Vorstand, Treuhänder, leitender Angestellter oder Mitarbeitender tätig ist.
  3. jede Einrichtung oder Treuhandgesellschaft, an der ein oder mehrere der in Absatz (a) oben beschriebenen Vorstandsmitglieder, leitenden Angestellten oder Mitarbeitenden oder Einzelpersonen eine Beteiligung von 35 % oder mehr oder, im Falle einer Personengesellschaft oder einer professionellen Körperschaft, eine direkte oder indirekte Beteiligung von mehr als 5 % haben.
  4. jede andere Einrichtung oder Treuhandgesellschaft, an der ein oder mehrere Vorstandsmitglieder, leitende Angestellte oder Mitarbeitende oder die in Absatz (a) oben beschriebenen Personen eine wesentliche finanzielle Beteiligung haben.