Perusahaan Retail dan Jasa Boga Kini Termasuk dalam Sertifikasi dan Keterlacakan Rainforest Alliance: Yang Perlu Anda Ketahui

Untuk menentukan persyaratan dan panduan apa yang berlaku, the Rainforest Alliance melihat aktivitas yang dilakukan perusahaan. Rainforest Alliance menganggap retailer sebagai perusahaan yang hanya membeli dan menjual produk akhir yang berlabel dan/atau buah-buahan segar kepada konsumen. Persyaratan dan panduan yang sama berlaku untuk perusahaan jasa boga (misalnya, restoran, katering) jika mereka tidak bergerak di bidang manufaktur dan merupakan pemilik merek.

Program sertifikasi kami merupakan hal baru bagi retailer dan perusahaan jasa boga, kami menyadari bahwa registrasi dan partisipasi penuh membutuhkan waktu. Harapan kami adalah bahwa mitra yang sudah ada telah melakukan transisi pada saat ini. Bagi para mitra yang masih membutuhkan dukungan selama proses registrasi sertifikasi, kami mendorong Anda untuk menghubungi kami.

Sebagai bagian dari proses sertifikasi Rainforest Alliance, para mitra diminta untuk menyelesaikan Penilaian Risiko Rantai Pasok (SCRA). SCRA mengevaluasi potensi risiko operasi organisasi pada tingkat lokasi individu untuk menentukan jenis dan frekuensi verifikasi yang diperlukan untuk mematuhi persyaratan Rainforest Alliance.

Profil risiko perusahaan didasarkan pada aktivitas, lokasi, dan informasi tanaman yang diambil melalui proses ini yang dikombinasikan dengan data internal dan data pihak ketiga lainnya (volume, kepatuhan, risiko sosial, dan lainnya) yang spesifik untuk masing-masing lokasi. Faktor-faktor ini kemudian dimasukkan ke dalam perhitungan risiko yang menempatkan organisasi di salah satu dari lima tingkat verifikasi.

Proses verifikasi dapat berkisar dari tinjauan internal Rainforest Alliance atas profil sertifikasi suatu organisasi, hingga audit lapangan yang dilakukan oleh Lembaga Sertifikasi, tergantung pada tingkat verifikasi yang ditugaskan kepada Anda. Perusahaan retail dan jasa boga yang tidak melakukan aktivitas nonretail, seperti manufaktur dan/atau pengemasan, kemungkinan besar akan menerima profil risiko terendah: tingkat verifikasi A. Mitra dengan tingkat verifikasi A hanya akan memerlukan tinjauan internal Rainforest Alliance, bukan audit.

Anda dapat membaca lebih lanjut tentang tingkat verifikasi di Tanya Jawab Umum di halaman umum kami tentang Sertifikasi Rantai Pasok: Cara Mendapatkan Sertifikasi Rantai Pasok.

Sebagai bagian dari proses registrasi, Anda harus memberikan informasi berikut:

Lokasi/tempat yang akan Anda tambahkan – Kecuali jika Anda ingin mendaftarkan sertifikat multilokasi (termasuk beberapa anak perusahaan), Anda cukup mendaftarkan satu lokasi saja (lokasi yang mengelola pembelian produk bersertifikasi Rainforest Alliance). Jika Anda ingin menambahkan subkontraktor pada sertifikat Anda, mohon sebutkan ini. Sebagian besar, hal ini tidak terjadi pada retailer.

Tanaman Anda – Anda kemudian memilih tanaman. Untuk retailer, umumnya ini adalah bahan(-bahan) bersertifikasi Rainforest Alliance dalam produk label sendiri yang Anda beli dari pemasok Anda, misalnya kakao atau kopi.

Aktivitas dasar Anda – Di sini, Anda harus memilih “retailer” dan “pemilik merek” sebagai aktivitas untuk semua tanaman dan menambahkan aktivitas lain yang mungkin Anda lakukan (pemrosesan, pengemasan, dll.)

Produk Anda – Anda akan ditanya tentang jenis produk yang Anda kerjakan.  Di sini Anda harus memilih semua produk jadi bersertifikasi Rainforest Alliance. Contoh produk yang dapat Anda pilih adalah cokelat, kopi sangrai, teh dalam kemasan, jus, dll. atau buah-buahan segar.

Harap diperhatikan bahwa pada RACP, hal ini dinyatakan sebagai “produk input” dan “produk output”.  Retailer tidak melakukan perubahan pada produk, sehingga Anda dapat memilih produk yang sama pada layar input dan output, misalnya: Kopi tanpa kafein atau kopi sangrai, atau pisang segar.

Tingkat keterlacakan Anda – Di sini Anda harus memberikan informasi tentang tingkat keterlacakan yang Anda beli per tanaman: saldo massa, segregasi, atau identitas dipertahankan. Anda dapat membaca lebih lanjut tentang ketertelusuran dan tingkat ketertelusuran dalam Petunjuk Panduan Pengguna Keterlacakan, dan/atau dalam lampiran keterlacakan pada standar: Lampiran Bab 2: Keterlacakan (Sebelumnya Lampiran S06).

Pembelian Anda, kepemilikan produk bersertifikasi Rainforest Alliance dan penggunaan segel/klaim. Kami akan mengajukan beberapa pertanyaan termasuk:

• Apakah lokasi ini membeli produk bersertifikasi Rainforest Alliance dan memiliki kepemilikan legal maupun fisik?
• Apakah lokasi ini hanya menangani produk bersertifikasi Rainforest Alliance? (Biasanya, hal ini tidak terjadi)
• Apakah lokasi ini membeli langsung dari Pemegang Sertifikat Kebun (biasanya tidak demikian)?
• Apakah lokasi tersebut membuat klaim tentang bersertifikasi Rainforest Alliance pada kemasan atau materi pemasaran? Jika ya, Anda harus menunjukkan apakah Anda membuat klaim volume (misalnya, 100% bersertifikasi) dan di mana Anda menggunakan segelnya).
• Apakah Anda memiliki sertifikat rantai pasok lainnya (Fairtrade, Organik, GFS, IS, atau lainnya)?

Berapa volume yang Anda harapkan untuk ditangani selama 12 bulan ke depan (mohon sebutkan perkiraannya)? Kami menyadari bahwa hal ini cukup menantang untuk produk dengan banyak bahan (misalnya, produk cokelat), jadi perkiraan kasar tidak masalah.

Sebagian besar mitra Perusahaan Retail dan Perusahaan Jasa Boga menerima pendekatan verifikasi yang paling ringan: verifikasi level A. Ini berarti mereka bisa mendapatkan lisensi dan sertifikat setelah proses penilaian mandiri dan menandatangani perjanjian lisensi, tanpa audit jarak jauh dari Lembaga Sertifikasi.

Semua tempat atau lokasi perusahaan Retail atau Jasa Boga yang tidak terlibat dalam pemrosesan atau aktivitas nonretail lainnya kemungkinan besar akan menerima tingkat verifikasi A. Mitra Perusahaan Retail atau Jasa Boga yang bertanggung jawab secara langsung atas persyaratan SD atau SI tidak akan lagi membutuhkan audit jarak jauh sebagai bagian dari proses sertifikasi mereka. Ini berarti bahwa mereka bisa mendapatkan lisensi dan sertifikat setelah proses penilaian mandiri, tanpa audit jarak jauh dari Lembaga Sertifikasi. Jika perusahaan memiliki aktivitas selain retail dalam ruang lingkup sertifikasinya (mis. perdagangan bahan baku, manufaktur/pengolahan), tingkat verifikasi lain mungkin masih berlaku, tergantung pada aktivitasnya.

Entitas Perusahaan Retail dan Perusahaan Jasa Boga yang telah menerima verifikasi level B, dan tidak terlibat dalam aktivitas nonretail, dapat memperbaikinya dengan menghubungi – supplychaincert@ra.org.

Informasi lebih lanjut tentang proses verifikasi dan level Verifikasi dapat ditemukan di halaman web Sertifikasi Rantai Pasok kami, atau dengan menghubungi tim Customer Success kami – customersuccess@ra.org.

Silakan hubungisupplychaincert@ra.org untukmengoreksi hal ini dengan memperbarui profil Anda.

Profil sertifikasi suatu organisasi terkait dengan “tingkat verifikasi”. Tingkat verifikasi ini menunjukkan profil risiko entitas (lokasi atau tempat). Semua tempat atau lokasi perusahaan Retail atau Jasa Boga yang tidak terlibat dalam pemrosesan, pengemasan, atau aktivitas nonretail lainnya akan menerima verifikasi level A. Mitra Perusahaan Retail atau Jasa Boga yang bertanggung jawab secara langsung atas persyaratan SD atau SI tidak akan lagi membutuhkan audit jarak jauh sebagai bagian dari proses sertifikasi mereka. Verifikasi level A berarti mereka bisa mendapatkan lisensi dan sertifikat setelah proses penilaian mandiri, tanpa audit jarak jauh dari Lembaga Sertifikasi.

Jika perusahaan memiliki aktivitas selain retail dalam ruang lingkup sertifikasinya (misalnya, perdagangan bahan mentah, manufaktur/pengolahan), tingkat verifikasi lainnya mungkin masih berlaku (termasuk kemungkinan audit jarak jauh), tergantung pada aktivitasnya.

Entitas Perusahaan Retail dan Perusahaan Jasa Boga yang telah menerima verifikasi level B, dan tidak terlibat dalam kegiatan nonretail, dapat memperbaiki hal ini dengan menghubungi –supplychaincert@ra.org.

Perjanjian lisensi adalah perjanjian yang memungkinkan pemegang sertifikat untuk menggunakan merek dagang, platform keterlacakan, dan produk klaim Rainforest Alliance. Perjanjian lisensi diberikan ketika pemegang sertifikat mematuhi semua persyaratan standar yang berlaku dan mematuhi Syarat & Ketentuan Umum Perjanjian Lisensi dan dokumen-dokumen lain yang mengikat.

Entitas Anda harus memiliki Perjanjian Lisensi (Versi 2020) yang valid di RACP untuk melakukan perdagangan. Anda dapat meminta dan menandatangani dokumen ini sebagai bagian dari proses sertifikasi. Jika Anda telah memiliki Perjanjian Lisensi (Versi 2020) yang valid, Anda dapat mengunggahnya di tab Legal pada akun Anda di RACP. Jika organisasi lain, misalnya, organisasi induk Anda, ingin menandatangani Perjanjian Lisensi atas nama Anda, mereka dapat menautkan entitas Anda ke Perjanjian Lisensi mereka pada tab Legal di akun mereka. Dengan cara ini, Anda berbagi satu perjanjian Lisensi. Namun, Anda tidak dapat menambahkan satu lokasi ke multilokasi dan kemudian memiliki Perjanjian Lisensi yang terpisah untuk masing-masing lokasi.

Setiap tahun semua perusahaan bersertifikasi, termasuk retailer dan perusahaan jasa boga harus mendapatkan lisensi baru. Anda diharuskan memasukkan RACP untuk memeriksa dan mengonfirmasi apakah informasi yang Anda berikan sebelumnya tidak berubah dan mengirimkan ulang untuk peninjauan tingkat verifikasi Anda. Perusahaan dapat melihat informasi yang telah mereka isi sebelumnya dan melakukan perubahan jika diperlukan. Sistem akan memberi tahu Anda 6 bulan sebelum masa berlaku lisensi habis, agar Anda dapat memulai proses peninjauan tepat waktu. Sertifikat berlaku selama 3 tahun, lisensi untuk berdagang perlu diperbarui setiap tahun.

Dalam banyak kasus, royalti dibayarkan lebih awal dalam rantai pasok. Retailer hanya membayar royalti jika mereka adalah pembeli pertama/importir langsung tanaman.

• Pemasok bertanggung jawab untuk membayar royalti; royalti ini berbasis volume dan dibebankan satu kali dalam setiap rantai pasok.
• Retailer harus mengetahui biaya yang terkait dengan sertifikasi dimasukkan dalam negosiasi harga dan kontrak yang relevan (memastikan royalti dimasukkan). Sebagai contoh, pemasok harus menyertakan rincian royalti sertifikasi dalam proposal harga mereka kepada retailer.
• Royalti dibayarkan untuk menutupi biaya Rainforest Alliance yang timbul dari pengembangan dan pengelolaan program sertifikasi mereka, pemeliharaan basis data, validasi klaim sertifikasi, mengukur dampak sertifikasi, meningkatkan kesadaran publik, dan mempromosikan segel Rainforest Alliance di Marketplace.

Perusahaan retail dan jasa boga sering kali dibagi menjadi beberapa entitas. Jika entitas Anda hanya bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan klaim untuk klaim di dalam dan di luar kemasan dengan menggunakan segel Rainforest Alliance dan/atau nama Rainforest Alliance, maka entitas Anda tidak termasuk dalam ruang lingkup sertifikasi. Anda hanya memerlukan akun Klaim untuk dapat mengajukan permintaan klaim.

Klaim pada kemasan adalah klaim yang dicantumkan pada produk itu sendiri. Klaim di luar kemasan adalah klaim yang dibuat pada setiap materi lain yang bukan merupakan produk itu sendiri, misalnya, advertorial situs web atau laporan keberlanjutan. Untuk meminta persetujuan, Anda harus mendaftar di RACP (Platform Sertifikasi Rainforest Alliance) sebagai “organisasi lain” dan memilih opsi “Saya hanya ingin mengajukan permintaan klaim atas nama perusahaan saya”.

Seringkali, produsen label sendiri mengajukan permintaan klaim untuk retailer. Jika mereka melakukannya, retailer tidak perlu melakukan hal ini untuk klaim pada kemasan.

Harap diperhatikan, dalam hal ini, Anda tidak perlu mendaftar untuk mendapatkan sertifikat atau akun keterlacakan, tetapi Anda akan diminta untuk menandatangani Perjanjian Lisensi Rainforest Alliance 2020 atau menautkan ke Perjanjian Legal yang ditandatangani oleh kantor pusat Anda atau organisasi lain jika Anda terdaftar sebagai organisasi anak (jika terdapat hubungan hukum antara organisasi induk dan organisasi anak) atau penerima lisensi (jika tidak terdapat hubungan hukum di antara kedua organisasi tersebut) melalui proses registrasi mereka sendiri. Entitas Anda kemudian akan menerima akun di Platform Klaim. Tempat Anda dapat mengunggah materi komunikasi dan meminta persetujuan untuk klaim.

Mohon diperhatikan bahwa retailer atau perusahaan jasa boga yang memerlukan keterlacakan perlu mendaftar di Program Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP), melalui alur registrasi yang sesuai, untuk mendapatkan sertifikat, persetujuan klaim, dan akun keterlacakan.

Hingga pemberitahuan lebih lanjut, penggunaan klaim tetap sesuai dengan Kebijakan Pelabelan dan Merek Dagang Rainforest Alliance. Penggunaan klaim saat ini terus berlanjut hingga prosedur baru untuk penggunaan klaim tersedia.

Keterlacakan adalah kemampuan untuk mengikuti suatu produk dari pemilik merek hingga ke rantai pasok. Keterlacakan sangat penting untuk memastikan bahwa produk yang dijual sebagai bersertifikasi Rainforest Alliance memenuhi janji ini. Keterlacakan mengacu pada dokumentasi yang melacak aliran volume bersertifikasi di seluruh rantai pasok.

Setelah Anda memperoleh sertifikat dan lisensi rantai pasok, entitas Anda akan memiliki akses ke akun keterlacakan online di sistem keterlacakan kami, MultiTrace. MultiTrace dapat diakses melalui Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP). Di MultiTrace, Anda dapat menerima keterlacakan label sendiri dan produk tidak bermerek Anda yang bersertifikasi Rainforest Alliance di seluruh rantai pasok.

Keterlibatan dalam keterlacakan adalah opsional bagi retailer dan perusahaan jasa boga untuk semua tanaman, kecuali untuk skenario yang diuraikan di bawah ini, yang keterlacakannya ke tingkat retail tetap wajib bagi retailer atau perusahaan jasa boga:

• Pembayaran SD/SI: Retailer atau perusahaan jasa boga bertanggung jawab atas pembayaran SD/SI, kasus khusus ini diuraikan di bagian selanjutnya “Bagaimana cara terlibat dalam keterlacakan?”
• Royalti partisipasi: Perusahaan retailer atau jasa boga bertanggung jawab atas pembayaran royalti menurut Syarat dan Ketentuan Umum Perjanjian Lisensi.
• Klaim persentase dan volume yang spesifik: Retailer dan perusahaan jasa boga yang ingin membuat klaim secara luas tentang persentase atau volume tertentu yang bersumber dari bersertifikasi Rainforest Alliance, di masa mendatang akan diminta untuk terlibat dalam keterlacakan guna memungkinkan klaim tersebut. Informasi lebih lanjut tentang ini akan diikuti dengan publikasi dari kebijakan klaim masih akan dipublikasikan Hal ini saat ini tidak berlaku

Pada bagian berikutnya “Bagaimana cara terlibat dalam keterlacakan?”, panduan yang lebih rinci dapat ditemukan.

Retailer dan perusahaan Jasa Boga dapat mulai terlibat dalam keterlacakan sejak mereka memiliki lisensi dan Produsen Label Sendiri mereka terdaftar di platform keterlacakan serta bersedia dan mampu untuk terlibat dalam keterlacakan hingga ke tingkat retail. Bagaimana cara melakukannya, dijelaskan di bawah ini. Jika Anda tertarik untuk terlibat dalam keterlacakan hingga ke tingkat retail dan membutuhkan dukungan, Anda dapat menghubungi Rainforest Alliance.

• Retailer yang ingin terlibat dalam keterlacakan untuk produk tertentu, harus mendiskusikan hal ini dengan produsen terkait dan meminta mereka untuk menerbitkan transaksi penjualan produk tersebut kepada mereka sejak tanggal yang telah disepakati. Untuk itu, retailer perlu mengomunikasikan akun RACP dan ID RA terkait kepada produsen label sendiri mereka. Retailer kemudian meninjau dan mengonfirmasi penerimaan transaksi (volume) yang masuk di platform keterlacakan.
• Retailer yang tidak terlibat dalam keterlacakan tidak akan mendapatkan transaksi dari pemasok mereka. Pemasok mereka dapat menukarkan volume yang diproduksi dari akun keterlacakan mereka sendiri. Retailer tidak perlu melapor ke Rainforest Alliance jika mereka tidak ingin terlibat dalam keterlacakan. Jika Anda adalah Produsen Label Sendiri, mohon untuk tidak menerbitkan transaksi ke akun pramerger atau ke retailer yang tidak meminta transaksi.
• Jika retailer tidak memberi tahu produsen label sendiri bahwa mereka ingin terlibat dalam keterlacakan, produsen label sendiri dapat menganggap retailer tidak terlibat dalam keterlacakan. Produsen label sendiri dapat menebus volume terkait dari platform keterlacakan tanpa mengeluarkan transaksi ke retailer.
• Juga untuk olahan, keterlibatan dalam keterlacakan berakhir secara otomatis pada produsen label sendiri produk teh tersebut. Produsen label sendiri diwajibkan untuk berkomitmen, mengonfirmasi, dan membayar kontribusi SD/SI kepada Pemegang Sertifikat Kebun (melalui fasilitas pembayaran the Rainforest Alliance) dan menukarkan volumenya. Jika retailer ingin terlibat dalam keterlacakan untuk teh olahan, retailer harus mengambil alih tanggung jawab ini dari produsen label sendiri. Ini berarti retailer harus melakukan SD/SI, mengonfirmasi dan menebus volume terkait dari platform keterlacakan, serta membayar SD/SI melalui fasilitas pembayaran Rainforest Alliance.

Untuk teh, keterlacakan berakhir pada pengemas (produsen label sendiri) produk teh. Pengemas akan diminta untuk berkomitmen, mengonfirmasi, dan membayar kontribusi SD/SI kepada Pemegang Sertifikat Kebun (melalui fasilitas pembayaran the Rainforest Alliance) dan menukarkan volumenya.

Jika Anda ingin terlibat dalam keterlacakan untuk teh label sendiri Anda, yang berarti Anda akan memiliki keterlacakan penuh atas teh bersertifikasi Rainforest Alliance Anda dalam sistem keterlacakan, Anda harus memberitahukan hal ini kepada pengemas Anda dan Anda akan diminta untuk mengambil alih komitmen SD/SI, mengonfirmasi dan menukarkan volume dari platform keterlacakan, serta membayar SD/SI melalui fasilitas pembayaran Rainforest Alliance. Dalam hal ini, pengemas produk teh label pribadi Anda akan menerbitkan transaksi penjualan produk bersertifikasi kepada Anda dalam sistem keterlacakan. Terlibat dalam keterlacakan akan memberi Anda akses ke data pelaporan keterlacakan.

Jika Anda tertarik untuk terlibat dalam keterlacakan hingga ke tingkat retail dan membutuhkan dukungan, Anda dapat menghubungi Rainforest Alliance.

Untuk sertifikasi Rainforest Alliance, keterlacakan hingga ke tingkat retail merupakan fitur opsional untuk semua produk merek dan label sendiri. Jika Anda ingin berhenti memanfaatkan keterlacakan, Anda perlu memberi tahu produsen Anda bahwa mereka tidak perlu lagi mengeluarkan transaksi penjualan produk bersertifikasi kepada Anda. Dalam kasus teh, Anda perlu meminta pengemas Anda untuk mengambil alih komitmen dan pembayaran SD/SI di platform keterlacakan dan menebus volume teh dari platform keterlacakan.

Hanya jika retailer adalah pembeli atau importir pertama (misalnya buah segar/kacang hazelnut) dan dengan demikian bertanggung jawab atas pembayaran SD/SI, maka wajib untuk melakukan keterlacakan hingga ke tingkat retail.

Silakan kunjungi halaman SD/SI umum kami untuk membiasakan diri Anda dengan semua yang perlu/ingin Anda ketahui tentang tanggung jawab bersama, termasuk TJU tentang topik tersebut. Untuk pertanyaan terkait persyaratannya, dan cara menafsirkan persyaratan tersebut, silakan buka Lampiran Bab 3: Pendapatan dan Tanggung Jawab Bersama.

Anda hanya bertanggung jawab atas pembayaran SD/SI jika Anda adalah importir langsung pisang dan buah-buahan segar atau pembeli pertama untuk kopi, kakao, minyak kelapa, hazelnut, buah-buahan olahan, dan tanaman lainnya. Penanggung jawab untuk pembayaran SD/SI ditentukan dalam ikhtisar pada halaman web ini.

Untuk pertanyaan mengenai persyaratan, dan bagaimana menafsirkan persyaratan tersebut, silakan lihatLampiran Bab 3: Pendapatan dan Tanggung Jawab Bersama.

Komitmen ini berlaku bagi pemegang sertifikat kebun untuk volume bersertifikasi dari negara asal Anda, melalui platform keterlacakan Rainforest Alliance. Komitmen ini juga berlaku kepada produsen yang memasok untuk merek Anda, bukan kepada Rainforest Alliance.