Compañías minoristas y de servicios alimentarios ahora incluidas en la certificación y trazabilidad de Rainforest Alliance: Lo que necesitas saber

Para determinar qué requisitos y directrices se aplican, Rainforest Alliance examina las actividades que realiza una empresa. Rainforest Alliance considera minorista a cualquier empresa que solo compra y vende productos finales etiquetados y/o frutas frescas a los consumidores. Los mismos requisitos y orientación se aplican a las empresas de servicios alimentarios (por ejemplo, restaurantes, catering) si no se dedican a la fabricación y son propietarios de marcas.

Nuestro programa de certificación es nuevo para distribuidores y empresas de servicios alimentarios, reconocemos que el registro y la plena participación lleva tiempo. Esperamos que los asociados existentes hayan hecho la transición en este momento. Para aquellos socios que todavía necesitan apoyo durante el proceso de registro de la certificación, le animamos a comunicarse con nosotros.

Como parte del proceso de certificación de Rainforest Alliance, se solicita a los socios que completen una evaluación de riesgos de la cadena de suministro (SCRA). La SCRA evalúa los riesgos potenciales de las operaciones de una organización a nivel de sitio individual para determinar el tipo y la frecuencia de verificación que necesitará para cumplir con los requisitos de Rainforest Alliance.

El perfil de riesgo de la empresa está basado en las actividades, ubicación e información del cultivo obtenida durante este proceso en combinación con otros datos internos y de terceros (volúmenes, cumplimiento, riesgos sociales, entre otros) específicos para cada operación individual. Estos factores luego se alimentan a un cálculo de riesgo que lleva a una organización a uno de los cinco niveles de verificación.

El proceso de verificación puede ir desde una revisión documental interna de Rainforest Alliance del perfil de certificación de una organización, hasta una auditoría del sitio llevada a cabo por un Organismo de Certificación, dependiendo del nivel de verificación que se le asigne. Las empresas minoristas y de servicios alimentarios que no realizan actividades no minoristas, como la fabricación y / o el embalaje, muy probablemente recibirán el perfil de riesgo más bajo: nivel de verificación A. Los socios con nivel de verificación A solo necesitarán una revisión documental interna de Rainforest Alliance, no una auditoría.

Puede leer más sobre los niveles de verificación en las Preguntas frecuentes en nuestra página general sobre Certificación de la cadena de suministro: Cómo obtener la Certificación de Cadena de Suministro.

Como parte del proceso de registro, tendrá que proporcionar la siguiente información:

Ubicaciones/sitios que agregará: a menos que desee registrarse para un certificado de varios sitios (incluidas varias subsidiarias), basta con registrar un sitio (el que gestiona la compra de bienes certificados por Rainforest Alliance). Si desea agregar un subcontratista a su certificado, indíquelo. Sobre todo, este no es el caso de los minoristas.

Sus cultivos – A continuación, seleccione los cultivos. En el caso de los minoristas, este es generalmente el ingrediente o ingredientes certificados por Rainforest Alliance dentro de los productos de marca privada que está comprando a sus proveedores, por ejemplo, cacao o café.

Sus actividades básicas – Aquí, tiene que seleccionar ‘minorista’ y ‘dueño de la marca’ como actividades para todos los cultivos y agregar cualquier otra actividad que pueda realizar (procesamiento, embalaje, etc.)

Sus productos – Se le preguntará sobre el tipo de producto con el que está trabajando.  Aquí necesita seleccionar todos los productos terminados certificados por Rainforest Alliance. Ejemplos de productos que puede seleccionar son chocolate, café tostado, té empacado, jugo, etc. o frutas frescas.

Tenga en cuenta que en el RACP esto se expresa como «producto de entrada» y como «producto de salida».  Los minoristas no están haciendo cambios en el producto, por lo que puede seleccionar el mismo producto en las pantallas de entrada y salida, por ejemplo: Café descafeinado o café tostado, o plátano fresco.

Sus niveles de trazabilidad – Aquí tiene que proporcionar información sobre los niveles de trazabilidad que está comprando por cultivo: balance de masas, segregado o identidad preservada. Puede leer más sobre los niveles de trazabilidad y trazabilidad en el Manual de orientación del usuario de trazabilidad y/o en el anexo de trazabilidad de la norma: Anexo Capítulo 2: Trazabilidad (Anterior Anexo S06).

Su compra, propiedad de productos certificados por Rainforest Alliance y uso de sello/reclamaciones. Haremos preguntas que incluyen:

• ¿Este lugar compra productos certificados por Rainforest Alliance y asume la propiedad legal y física?
• ¿Esta ubicación maneja exclusivamente productos certificados por Rainforest Alliance? (Por lo general, este no es el caso)
• ¿Este lugar compra directamente al Titular del Certificado de Granja (por lo general, este no es el caso)?
• ¿La ubicación hace alguna reclamación sobre Rainforest Alliance Certified en paquetes o materiales de marketing? En caso afirmativo, deberá indicar si presenta una reclamación por volumen (por ejemplo, certificado al 100%) y dónde utiliza el sello).
• ¿Tiene algún otro certificado de cadena de suministro (Fairtrade, Organic, GFS, IS u otro)?

¿Cuáles son los volúmenes que espera manejar en los próximos 12 meses (por favor indique una estimación)? Somos conscientes de que esto es difícil para productos con múltiples ingredientes (por ejemplo, productos de chocolate), por lo que una estimación aproximada está absolutamente bien.

La mayoría de los socios de Retail and Foodservice Company reciben el enfoque de verificación más ligero: nivel de verificación A. Esto significa que pueden obtener una licencia y un certificado después de un proceso de autoevaluación y firmar un acuerdo de licencia, sin una auditoría remota de un Organismo de Certificación.

Todos los sitios de Servicios Almientarios o Minoristas o las instalaciones que no realicen actividades de procesamiento u otras actividades no minoristas recibirán el nivel de verificación A. Los socios de compañías Minoristas o de Servicios Alimentarios que sean directamente responsables de los requisitos de DS o SI ya no necesitarán una auditoría remota como parte de su proceso de certificación. Esto significa que pueden obtener una licencia y un certificado después de un proceso de autoevaluación, sin una auditoría remota de un organismo de certificación. Si una compañía tiene actividades distintas a la venta al por menor en su alcance de certificación (por ejemplo, comercio de materias primas, fabricación/procesamiento), aún se podrán aplicar otros niveles de verificación, dependiendo de la actividad.

Las Compañías Minoristas y de Servicios Alimentarios que ya hayan recibido un nivel de verificación B y no realicen actividades distintas de la venta al por menor pueden corregirlo dirigiéndose a – supplychaincert@ra.org.

Encontrará más información sobre el proceso de verificación y los niveles de verificación en nuestra página de Certificación de la Cadena de Suministro o puede ponerse en contacto con nuestro equipo de Éxito del Cliente – customersuccess@ra.org.

Póngase en contacto con supplychaincert@ra.org para corregir esto actualizando su perfil.

El perfil de certificación de una organización está vinculado a un «nivel de verificación». Este nivel de verificación indica el perfil de riesgo de la entidad (ubicación o emplazamiento). Todos los sitios de Servicios Almientarios o Minoristas o las instalaciones que no realicen actividades de procesamiento u otras actividades no minoristas recibirán el nivel de verificación A. Los socios de compañías Minoristas o de Servicios Alimentarios que sean directamente responsables de los requisitos de DS o SI ya no necesitarán una auditoría remota como parte de su proceso de certificación. El nivel de verificación A significa que pueden obtener una licencia y un certificado después de un proceso de autoevaluación, sin una auditoría remota de un organismo de certificación.

Si una empresa tiene actividades distintas de la venta al por menor en su ámbito de certificación (por ejemplo, comercio de materias primas, fabricación/transformación), pueden aplicarse otros niveles de verificación (incluida una posible auditoría remota), dependiendo de la actividad.

Las Compañías Minoristas y de Servicios Alimentarios que ya hayan recibido un nivel de verificación B y no realicen actividades distintas de la venta al por menor pueden corregirlo dirigiéndose a – supplychaincert@ra.org.

El acuerdo de licencia es un acuerdo que permite a los titulares de certificados utilizar la marca registrada Rainforest Alliance, plataformas de trazabilidad y productos de reclamación. Un contrato de licencia se proporciona cuando un titular de certificado cumple con todos los requisitos estándar aplicables y cumple con nuestros Términos y condiciones generales del contrato de licencia y otros documentos vinculantes.

Su entidad necesita tener un Acuerdo de Licencia válido (Versión 2020) en RACP para operar. Puede solicitar y firmar este documento como parte del proceso de certificación. Si ya tienes un Contrato de Licencia válido (Versión 2020), puedes cargarlo en la pestaña Legal de tu cuenta en RACP. Si otra organización, por ejemplo, su organización matriz, desea firmar el Acuerdo de licencia en su nombre, pueden vincular su entidad a su Acuerdo de licencia en la pestaña Legal de su cuenta. De esta manera, usted comparte un acuerdo de licencia. Sin embargo, no puede agregar un solo sitio a un sitio múltiple y luego tener acuerdos de licencia separados para cada uno.

Cada año, todas las empresas certificadas, incluidas las minoristas y las empresas de servicios alimentarios, necesitan recibir una nueva licencia. Debe ingresar al RACP para verificar y confirmar si la información que proporcionó anteriormente no ha cambiado y volver a enviarla para su revisión del nivel de verificación. Las empresas pueden ver la información que han llenado previamente y hacer cambios si es necesario. El sistema le notificará 6 meses antes de la expiración de la licencia, para iniciar el proceso de revisión a tiempo. Un certificado tiene una validez de 3 años, la licencia para comerciar necesita renovarse anualmente.

En la mayoría de los casos, las regalías se pagan antes en la cadena de suministro. Los minoristas solo pagan las regalías si son el primer comprador/importador directo de cultivos.

• Los proveedores son responsables de pagar las regalías; estas se basan en el volumen y se cobran una vez en cada cadena de suministro.
• Los minoristas deben ser conscientes de que los costos asociados con la certificación se incorporan en las negociaciones de precios y los contratos, según corresponda (garantizando la incorporación de regalías). Por ejemplo, los proveedores deberían incluir un desglose de las regalías de certificación en su propuesta de precios a los minoristas.
• Las regalías se pagan para cubrir los costos de Rainforest Alliance que surgen de desarrollar y administrar su programa de certificación, mantener bases de datos, validar reclamos de certificación, medir el impacto de la certificación, crear conciencia pública y promover el sello Rainforest Alliance en el Mercado.

Las empresas minoristas y de servicios alimentarios suelen dividirse en entidades. Si su entidad es la única responsable de presentar solicitudes de reclamo para reclamos dentro y fuera del paquete con el uso del sello Rainforest Alliance y/o el nombre Rainforest Alliance, su entidad no está en alcance para la certificación. Solo necesita una cuenta de reclamaciones para poder realizar solicitudes de reclamación.

Los reclamos en el paquete son reclamos que se ponen en el propio producto. Los reclamos fuera del paquete son reclamos hechos sobre cualquier otro material que no sea el producto en sí, por ejemplo, un advertorio del sitio web o un informe de sostenibilidad. Para solicitar la aprobación, debe registrarse en RACP (Plataforma de Certificación Rainforest Alliance) como “otra organización” y seleccionar la opción “Solo quiero presentar solicitudes de reclamo en nombre de mi empresa”.

A menudo, los fabricantes de marcas privadas presentan solicitudes de reclamación para minoristas. Si lo hacen, el minorista no necesita hacerlo para reclamaciones en el paquete.

Tenga en cuenta que, en este caso, no necesita registrarse para obtener un certificado o una cuenta de trazabilidad, pero deberá firmar el Acuerdo de licencia de Rainforest Alliance 2020 o vincularse al Acuerdo legal firmado por su sede o cualquier otra organización si figura como organización infantil (si existe un vínculo legal entre la organización de padres e hijos) o sublicenciatario (si no existe un vínculo legal entre las dos organizaciones) a través de su propio proceso de registro. Su entidad recibirá entonces una cuenta en la Plataforma de Reclamaciones. Donde puede cargar materiales de comunicación y solicitar la aprobación de reclamaciones.

Tenga en cuenta que los minoristas o empresas de servicios alimentarios que requieran trazabilidad deberán registrarse en el Programa de Certificación Rainforest Alliance (RACP), a través del flujo de registro respectivo, para obtener un certificado, una aprobación de reclamo y una cuenta de trazabilidad.

Hasta nuevo aviso, el uso de reclamaciones se mantiene de acuerdo con la Política de Marcas y Etiquetado de Rainforest Alliance. El uso actual de las reclamaciones continúa hasta que se establezca un nuevo procedimiento para su utilización.

La trazabilidad es la capacidad de seguir un producto del propietario de la marca a través de la cadena de suministro. La trazabilidad es esencial para asegurar que los productos certificados Rainforest Alliance que se venden cumplan con esta promesa. La trazabilidad se refiere a la documentación que rastrea los flujos de volúmenes certificados en toda la cadena de suministro.

Una vez que haya obtenido un certificado y una licencia de la cadena de suministro, su entidad tendrá acceso a una cuenta de trazabilidad en línea en nuestro sistema de trazabilidad, MultiTrace. Puede accederse a MultiTrace por medio de la Plataforma de Certificación de Rainforest Alliance (RACP). En MultiTrace puede recibir la trazabilidad de su marca privada y productos no de marca Rainforest Alliance Certified en toda la cadena de suministro.

La trazabilidad será opcional para los minoristas y las empresas de servicios alimentarios en todos los cultivos, excepto en los casos que se describen a continuación, en los que la trazabilidad hasta el nivel minorista sigue siendo obligatoria para los minoristas o las empresas de servicios alimentarios:

• Pago SD SI: El minorista o la empresa de servicios alimentarios es responsable de los pagos SD/SI, estos casos específicos se describen en la siguiente sección «¿Cómo me dedico a la trazabilidad?»
• Regalías de participación: El minorista o la empresa de servicio de alimentos es responsable de los pagos de regalías de acuerdo con los Términos y condiciones generales del Acuerdo de licencia.
• Declaraciones sobre porcentajes y volúmenes específicos: A los minoristas y las empresas de servicio de alimentos que deseen hacer afirmaciones amplias sobre un porcentaje o volumen específico obtenido como certificado por Rainforest Alliance, también se les pedirá que participen en la trazabilidad para permitir estas afirmaciones. Seguirá más información al respecto con la publicación de la póliza de reclamaciones que aún no se ha publicado. Esto actualmente no es aplicable

En la siguiente sección «¿Cómo me dedico a la trazabilidad?» se puede encontrar una guía más detallada.

Los minoristas y las empresas de Foodservice pueden comenzar a participar en la trazabilidad desde el momento en que tienen la licencia y sus fabricantes de marcas privadas están incorporados en la plataforma de trazabilidad y dispuestos y capaces de participar en la trazabilidad hasta el nivel minorista. Cómo hacerlo, se describe a continuación. Si está interesado en participar en la trazabilidad hasta el nivel minorista y necesita apoyo, puede comunicarse con Rainforest Alliance.

• Los minoristas que deseen participar en la trazabilidad de determinados productos tienen que discutir esto con los fabricantes vinculados y pedirles que les expidan transacciones de venta de estos productos a partir de una fecha acordada. Con este fin, los minoristas deben comunicar su cuenta RACP y su ID RA relacionado a sus fabricantes de marcas privadas. En consecuencia, el minorista revisa y confirma la recepción de las transacciones entrantes (volúmenes) en la plataforma de trazabilidad.
• Los minoristas que no se dedican a la trazabilidad no reciben transacciones de sus proveedores. Sus proveedores pueden canjear los volúmenes fabricados desde su propia cuenta de trazabilidad. Los minoristas no necesitan informar a Rainforest Alliance si no quieren participar en la trazabilidad. Si usted es un Fabricante de Marca Privada, por favor no emita transacciones a cuentas previas a la fusión o a minoristas que no solicitaron las transacciones.
• Si un minorista no ha informado a un fabricante de marcas privadas que desea utilizar la trazabilidad, el fabricante puede suponer que el minorista no utiliza dicha trazabilidad. El fabricante de marcas privadas puede canjear volúmenes de la plataforma de trazabilidad sin emitir transacciones a los minoristas.
• También en el caso del té elaborado, la trazabilidad termina por defecto con el fabricante de la marca privada del producto de té. El fabricante de la marca privada debe comprometer, confirmar y pagar la contribución DS/IS al Titular del Certificado de la Finca a través del servicio de pago de Rainforest Alliance y redimir los volúmenes. Si un minorista desea realizar la trazabilidad del té elaborado, tiene que asumir estas responsabilidades del fabricante de la marca privada. Esto significa que el minorista necesita comprometer SD/SI, confirmar y canjear los volúmenes relacionados desde la plataforma de trazabilidad y pagar SD/SI a través de la facilidad de pago Rainforest Alliance.

Para el té, la trazabilidad termina con el envasador (fabricante de marca privada) del producto de té. El fabricante de la marca privada deberá comprometer, confirmar y pagar la contribución DS/IS al Titular del Certificado de la Finca a través del servicio de pago de Rainforest Alliance y redimir los volúmenes.

Si desea participar en la trazabilidad de su té de etiqueta privada, lo que significa que tendrá una trazabilidad completa de su té certificado Rainforest Alliance en el sistema de trazabilidad, debe darlo a conocer a sus empacadores y se le pedirá que asuma el compromiso de SD/SI, confirme y canjee volúmenes desde la plataforma de trazabilidad y pague SD/SI a través de la facilidad de pago Rainforest Alliance. En este caso, el empaquetador de sus productos de té de marca privada le emitirá transacciones de venta de los productos certificados en el sistema de trazabilidad. La participación en la trazabilidad le dará acceso a los datos de informes de trazabilidad.

Si está interesado en participar en la trazabilidad hasta el nivel minorista y necesita apoyo, puede comunicarse con Rainforest Alliance.

Para la certificación Rainforest Alliance, la trazabilidad hasta el nivel minorista es una característica opcional para todos los productos de marca y marca privada. Si desea dejar de hacer uso de la trazabilidad, debe informar a sus fabricantes que ya no necesitan emitirle transacciones de venta de productos certificados. En el caso del té, deberá solicitar a su envasador que asuma el compromiso y el pago de SD/SI en la plataforma de trazabilidad y canjee los volúmenes de té desde la plataforma de trazabilidad.

Solo si los minoristas son los primeros compradores o importadores (por ejemplo, de frutas frescas o avellanas) y, por lo tanto, responsables del pago de SD/SI, es obligatorio establecer una trazabilidad a nivel minorista.

Visite nuestra página SD/SI general para familiarizarse con todo lo que necesita/le gusta saber sobre la responsabilidad compartida, incluyendo preguntas frecuentes sobre el tema. Para preguntas sobre lo que se requiere y cómo interpretar esos requisitos, consulte el anexo capítulo 3: Ingresos y responsabilidad compartida.

Usted solo es responsable del pago de SD/SI cuando es importador directo de plátanos y frutas frescas o es el primer comprador de café, cacao, aceite de coco, avellana, frutas procesadas y otros cultivos. El responsable del pago de SD/SI se especifica en la descripción general de esta página web.

Para preguntas sobre los requisitos y cómo interpretarlos, consulte el capítulo 3 del anexo: Ingresos y responsabilidad compartida.

Este es efectivamente un compromiso con los titulares de certificados agrícolas en su huella certificada, a través de la plataforma de trazabilidad Rainforest Alliance. El compromiso es con los productores que suministraron su marca, no con Rainforest Alliance.